[[Site/Publish_:_unsupportedBrowser]]



Kokousten, tapahtumien, juhlien ja muiden tilaisuuksien järjestäminen koronaepidemian aikana:

Turvallisen tapahtuman vinkkilista

 


Koronavirus vaikuttaisi viipyvän luonamme vielä hyvän aikaa, mutta kaikkia tapahtumia ei voi jättää järjestämättä. Niinpä päätin lisätä vuokravalikoimaan uutuutena käsidesiautomaatit ja luoda tämän sivun tapahtumien järjestäjien tueksi. Ennen listausta kerron alla lyhyesti palveluista, joita voin yrittäjänä avuksesi tarjota.

Tapahtuman koko ja luonne määrittelevät sen, mitkä vinkit ovat pakollisia, mitkä pohdinnan arvoisia ja mitkä vähemmän osuvia. Toivottavasti vinkeistä on hyötyä mahdollisimman monelle – ja jos koet listan hyödylliseksi, pistä linkki jakoon!



Pienen viestintätoimisto Tampere oy:n palveluita järjestäjän tueksi:

  • laitevuokraus Tampereen seudulla (mm. käsidesiautomaatit, äänentoistot, mikit, videotykit, videovalot, podcast-studio)
  • tapahtumaviestinnän sisällöt ja konsultointi
  • digitaalisten ja painettujen materiaalien graafinen suunnittelu ja taitto
  • verkkolomakkeet ja -kyselyt, tapahtumasivustot
  • etäosallistumisen ratkaisut.

Ota yhteyttä, jos voin olla avuksi!



  

1. Ohjeistukset ja suositukset – koronavirus COVID-19

  • Tarkista ja seuraa viranomaisten ajantasaisia määräyksiä, ohjeita ja suosituksia:
    Sairaanhoitopiirit: alueellinen tilanne ja suositukset (esim. Pirkanmaa)
    THL: Tarttuminen ja suojautuminen
    Aluehallintovirastot: UKK ja päätökset (esim. Sisä- ja Länsi-Suomi).

  • Tulosta tapahtumapaikalle THL:n valmiita materiaaleja yskimisestä ja käsienpesusta.

  • Nimeä terveysturvallisuusvastaava, joka perehtyy epidemia-asioihin sekä ohjeistaa ja ohjaa ennen tapahtumaa ja sen aikana.

  • Jos mahdollista, kerää paikalla olleiden nimet ja yhteystiedot mahdollisten tartuntaketjujen selvittämistä varten.


2. Tapahtumaviestintä

  • Osoita sähköposteissa, some-päivityksissä, tapahtumasivuilla ja materiaaleissa, että terveysturvallisuuteen liittyviin yksityiskohtiin on perehdytty ja niistä on pyritty huolehtimaan kattavasti.

  • Koronatoimien nostaminen esiin viestii tapahtuman turvallisuudesta. Älä ujostele ohjeistaa osallistujia muut huomioivaan käyttäytymiseen. Se on vastuullisuutta ja välittämistä. Joku voi jättää tulematta pienenkin epämukavuuden vuoksi, mutta toinen voi juuri toimenpiteittesi ansiosta uskaltautua mukaan.

  • Jaa tietoa tilaisuuden terveysturvallisuudesta jo ennakkoon, jotta osallistujat voivat toimien perusteella harkita saapumistaan paikalle.

  • Muistuta, että jos on minkäänlaisia sairastumiseen viittaavia oireita, tapahtumaan ei pidä osallistua paikan päällä.

  • Jos tilaisuutesi on maksullinen, ota kantaa siihen, miten menetellään peruutustapauksissa (tapahtuma/osallistuja). Peruutusehtojen selkeys vaikuttaa osallistumispäätökseen varsinkin tässä poikkeustilanteessa.

  • Toimita materiaalit sähköisenä osallistujille.

  • Ota yhteyttä, jos kaipaat apua tapahtumaviestintään sekä materiaalien sisällön ja ulkoasun toteutukseen!

3. Varaukset ja peruuntumiset

  • Kiinnitä huomiota tilojen, palveluiden ja esiintyjien peruutusehtoihin, ja merkitse päivät kalenteriisi. Tilanne voi muuttua tapahtumaan mennessä.
  • Jos tapahtumasi peruuntuminen aiheutuu suoraan viranomaisten asettamista rajoituksista, force majeure -kriteerit täyttyvät ja ehdotkin saattavat joustaa. Mutta jos kyse on "vain" suosituksista, omista johtopäätöksistä tai ilmoittautumisten vähyydestä, sovelletaan mitä todennäköisimmin varaushetken peruutusehtoja.

  • Huomioi palveluntarjoajien peruutusehdot, jos asetat tapahtumaan viimeisen ilmoittautumispäivän osallistumiselle.

  • Jos tapahtumasi on maksullinen, voit huomioida palveluntarjoajien peruutusehdot myös osallistujien mahdollisuudessa peruuttaa osallistumisensa.

4. Saapuminen tapahtumapaikalle

  • Epidemia-aikana oman auton käyttö lisääntyy. Valitse tapahtumapaikka, jossa on hyvät pysäköintimahdollisuudet ja anna jo etukäteen selkeät pysäköintiohjeet.

  • Jos tapahtumaan tulee paljon väkeä, onko mahdollista hajauttaa sisääntulon väyliä ja/tai aikataulua?


5. Sisääntulon käsidesiautomaatit ja muut järjestelyt

  • Sijoita heti sisääntuloon omat ja/tai THL:n ohjeistukset. Tilan koosta riippuu, tarvitaanko A4, roll-up vai jotain siltä väliltä. Autan tarvittaessa kaikkien materiaalien suunnittelussa ja toteutuksessa, ota yhteyttä!

  • Sijoita käsidesipisteet siten, ettei niitä voi olla huomaamatta. Huolehdi käsidesipisteiden jatkuvasta desinfioinnista, ellei käytössä ole automaattia. Ja pisteen siisteydestä, vaikka olisi automaattikin.

  • Paras ratkaisu on käsidesiautomaatit, joilla käsien desinfiointi onnistuu ilman kosketusta. Ellei tapahtumapaikalla ole sellaisia valmiina, on laitteiden vuokraaminen helppo ja ekologinen ratkaisu.

  • Jos tapahtumasi on Tampereen seudulla, saat 1–2 automaattiannostelijaa vuokratuotteena Pienestä viestintätoimistosta. Desinfiointiaineena käytetään LV:n kotimaista, testattua ja hajusteetonta allergiatuotetta.

  • Huonoin ratkaisu on pullo, jota ei voi painaa käsivarrella. Desinfioinnin ei pidä siis edellyttää käsikosketusta. Jos käytössä ei ole automaattia, huolehdi tukevista telineistä ja valitse pullot, joissa on pumppunokka.

  • Kertakäyttömaskien jakaminen osallistujille sisääntulon yhteydessä lisää oleellisesti suu-nenäsuojaimien käyttöä. Tai satsaatko vähän enemmän ja teetät kangasmaskit, joissa on logo tai tapahtumaan liittyvä kuva? Älä liioittele logon koossa, jotta maski ei jää kertakäyttöiseksi.

  • Huolehdi, että sisääntulossa oleva henkilökunta käyttää kasvomaskia tai visiiriä. Olisiko maskin syytä olla käyttäjäänsä tehokkaammin suojaava mutta kalliimpi FFP2-maski? Suojaimien käyttö on tärkeää myös siksi, että se viestii vastuullisuudesta ja rohkaisee osallistujia maskin käyttöön.

  • Ruuhka narikassa on yksi tapahtuman turvallisuusriskeistä. Otettaisiinko ulkovaatteet mukaan tuolin selkänojalle tai voiko naulakoita hajauttaa?

  • Huolehdi sisääntulossa 1,5 metrin turvaväleistä. Jonotuspaikat voi merkitä lattiaan siististi irti lähtevällä teipillä.

  • Jos osallistujan toivotaan kirjoittavan paperille, varaa jokaiselle oma kynä.

  • Voisiko rekisteröitymisen, palautteen tai muun paperille kirjoittamisen korvata kännykällä täytettävällä lomakkeella? Toteutan sekä simppeleitä että interaktiivisia lomakkeita, ota yhteyttä!


6. Turvaetäisyydet, äänentoistot ja videotykit

  • Varaa tapahtumaan riittävän väljä tila, jossa on hyvä ilmanvaihtoEllei ilma vaihdu hyvin, tuuleta tauoilla tapahtuman aikana.

  • Osallistujien turvavälien tulee olla 1,5 metriä joka suuntaan. Toistensa läheisyydessä tiiviisti muutoinkin oleilevat (perheet, tiimit, jne.) voivat istua vierekkäin. Keinovalikoimassa ovat ohjeistaminen, tilan jakaminen lohkoihin sekä istuinpaikkojen poistaminen käytöstä.

  • Laulu, huuto, tai muu äänen korottaminen lisää tutkitusti taudinaiheuttajien kulkeutumista, mikä pitää huomioida suurempana turvavälinä. Äänentoisto pienentää riskiä.

  • Turvavälien vuoksi äänentoistolle on tarvetta yllättävän pienissäkin tapahtumissa. Tarkkaa rajaa henkilömäärälle on vaikea antaa, sillä osallistujien kuulo, häiriöäänet ja tilan ominaisuudet vaikuttavat asiaan. Esimerkiksi taloyhtiöiden yhtiökokouksiin osallistuu usein paljon riskiryhmään kuuluvia iäkkäitä osakkaita, joille etäyhteyden käyttö ei ole mahdollista tai luontevaa. Mieti joka tapauksessa etäisyyttä puhujasta kuulijaan henkilömäärään tuijottamisen sijaan!

  • Mikkien käytössä on epidemia-aikana omat erityispiirteensä. Paljon äänessä olevilla voisi olla kullakin oma langaton (headset/käsi) tai langallinen (käsi) mikrofoninsa. Satunnaisia puheenvuoroja varten voidaan käyttää mikkitelineeseen tai puomiin kiinnitettyä langatonta mikkiä. Jos sama mikki kiertää kädestä käteen, kädensija olisi hyvä desinfioida joka välissä tai ainakin varmistua huolellisesta käsihygieniasta.

  • Etäisyyksien kasvaessa myös videoprojektori korvaa tavallista nopeammin muut näyttötyypit ja vaalea seinä pienet siirreltävät valkokankaat. Pienen viestintätoimiston vuokravalikoiman kahden metrin levyinen valkokangas on riittävä moniin kokouksiin ja juhliin, mutta isossa salissa se voi jo käydä pieneksi.

  • Ota siis koronan kasvattamat etäisyydet huomioon sekä näyttölaitetta valitessa että esitysmateriaalia suunnitellessa. Luovu pienistä näytöistä, ja jos riittävän suurta valkokangasta ei ole kuvan heijastamiseen saatavilla, löytyykö vaaleaa ja tasaista seinäpintaa?

  • Etenkin korona-aikaan esitysmateriaaleihin kannattaa etäisyyksien vuoksi valita riittävän suuri kirjasinkoko – mieluummin iso fontti ja paljon dioja kuin pientä pränttiä dian täydeltä. 

  • Pieni viestintätoimisto vuokraa av-laitteita Tampereen seudulla. Valikoimassa on mm. helppokäyttöisiä äänentoistoja, mikkejä ja videotykkejä. Olen mielelläni toteuttamassa myös esitysmateriaaleja, ota yhteyttä!


7. Ruoka ja juoma

  • Noutopöytä on usein ajan ja rahan kannalta mielekkäin tapa järjestää ruokailu. Terveysturvallisuuden kannalta se vaikeuttaa turvavälien säilyttämistä sekä lisää riskiä taudinaiheuttajien siirtymiseen esimerkiksi ottimien ja juomahanojen tai -kannujen kautta.

  • Ohjaa ruokailijat noutamaan ruokaa pöytäseurue tai rivi kerrallaan, jolloin jonotusaika on lyhyt ja jonotus tapahtuu pitkälti samassa porukassa kuin muukin kanssakäyminen.

  • Tarjoa käsidesiä linjaston alussa ja lopussa, mieluiten käsidesiautomaatista. Laita näkyviin kyltti, jossa muistutetaan kuvin ja sanoin etäisyyksien säilyttämisestä ja kerrataan hygieniakäytännöt.

  • Ohjeista käyttämään kertakäyttöserviettiä tartuttaessa ottimiin, hanoihin ja kannuihin. Ruokailuvälineet voi kääriä valmiiksi lautasliinoihin. Minimoi kosketus suuhun laitettavaan ruokaan. Esimerkiksi valmiiksi viipaloitu leipä on hygieenisempi ratkaisu kuin itse leikattava ja margariini levittyy helpommin kuin voi.

  • Päihtymisellä on yhteys koronan leviämiseen – millaisella ohjelmalla ja järjestelyillä juhlitaan iloisesti, mutta järkevästi?


8. WC-tilat

  • Huolehdi, että tapahtumapaikan wc-tilat on siivottu huolellisesti. Ei ole pahitteeksi, jos hanoja, painonappeja ja ovenkahvoja desinfioidaan myös tapahtuman aikana. Varaa niin wc-tilojen kuin muidenkin tilojen desinfiointia varten suihkupulloja ja paperipyyhkeitä, ellei tapahtumapaikka vastaa desinfioinnista tapahtuman aikana.

  • Varmista, että saatavilla on paperipyyhkeitä tai jokaiselle puhtaan pyyhkeen tarjoava käsipyyheautomaatti sekä nestesaippuaa. Ilmaa puhaltavien käsienkuivaimien hygieenisyydestä kiistellään.

  • Aseta wc-tiloihin näkyville esim. THL:n hygieniaohjeet.

  • Varsinkin jos tapahtuman sukupuolijakauma ei ole tasainen, voisiko wc-tilojen ruuhkautumista ehkäistä selkeästi merkityillä unisex-vessoilla? Myös ohjelman riittävän tiheä tauottaminen ehkäisee ruuhkautumista.


9. Etäosallistuminen tapahtumaan

  • Tarjoa fyysisen osallistumisen rinnalle etäyhteyttä esimerkiksi Microsoftin Teamsin, Zoomin ja Google Meetin avulla. Striimauksen kamera-, ääni- ja valotekniikkaan voi palkata ulkopuolisen yrityksen. Jos striimaat itse, vuokralaitevalikoimasta löytyy mikkejä ja studiovalojaOta yhteyttä!

  • Huolehdi, että etäyhteyden kautta osallistuvilla on mahdollisimman yhtäläiset mahdollisuudet osallistua tapahtumaan (tekninen toteutus sekä puheenvuorojen mahdollistaminen äänenä/videona/chattina).

  • Nimeä vastuuhenkilö chatin seuraamiseen, joka nostaa yhteiseen keskusteluun chatista tulevia kysymyksiä tai kommentteja sekä varmistaa sen, että chatissa pyydetyt puheenvuorot on mahdollista pitää.

  • Varaudu vuosi- ja yhtiökokouksissa etä-äänestämiseen, mikäli säännöt/yhtiöjärjestys sen mahdollistavat. Vaikka äänestyksiä ei välttämättä aina tule, ne on syytä huomioida järjestelyissä ja kutsuissa. Jos äänestys on salainen, tarvitaan anonymiteetin varmistava tekninen ratkaisu ja/tai luotettava ulkopuolinen operaattori (tarvittaessa salassapitosopimus). Äänestysmenettely kannattaa kertoa jo ennakkoon kutsussa, lisätä esityslistaan ja hyväksyä kokouksen järjestäytymisen yhteydessä. Ota yhteyttä, niin luodaan kokoukseenne sopiva järjestely!


10. Tää loppu ny!

  • Voidaanko tapahtumasta poistuminen porrastaa ruuhkien ehkäisemiseksi? Vähiten ruuhkaa aiheutuu, jos poistuminen aloitetaan opastetusti lähinnä uloskäyntejä sijaitsevista alueista.

  • Voidaanko poistumiseen hyödyntää myös normaalisti käytöstä pois olevia hätäpoistumisteitä tai muita ylimääräisiä uloskäyntejä?

  • Jos osallistujille on jaettu kertakäyttömaskit, varaa ilman käsiä toimivat kannelliset jäteastiat tai suljettavat jätesäkit maskien turvalliseen hävittämiseen. Kontaminoituneet maskit eivät saa päätyä avoimiin roskiksiin, pöydille, tuoleille tai lattialle.

  • Mahdollisuus käsien pesuun ja/tai desinfiointiin on syytä olla poistuttaessakin.


Toivotan turvallista ja kaikella tapaa onnistunutta tapahtumaa!

Yhteistyöterveisin

Kimmo Pitkänen

viestintäasiantuntija, graafinen suunnittelija, yrittäjä
Pieni viestintätoimisto Tampere oy
kp(ät)pivito.fi
044 3434 456

Web design & all rights reserved: Pieni viestintätoimisto Tampere oy