Viestinnän suunnittelu

Sisältö ja ulkoasu ovat luonnollisesti itse viestintätuotteiden tärkeimmät ominaisuudet. Upea ulkoasu ei pelasta heiveröistä sisältöä, mutta toisaalta hyväkään sisältö ei saavuta vastaanottajaa ilman viimeisteltyä ulkoasua. Molempien kivijalka on kuitenkin toimiva kohderyhmäajattelu: On välttämätöntä oivaltaa kenelle viestitään ja mitä se viestinnältä edellyttää. Toki toteutukseen vaikuttavat myös muut tekijät, kuten käytettävissä oleva budjetti ja aika.

Viestintä on syytä suunnitella. Suunnittelussa kannattaa tietenkin käyttää maalaisjärkeä, sillä se ei saa syödä hankkeen koko budjettia. Ihannetapauksessa yrityksellä tai yhteisöllä on olemassa viestinnän vuosisuunnitelma, mutta pienessä organisaatiossa tällaista ei useinkaan ole. On kuitenkin hyvä miettiä käsittelyssä olevan projektin lisäksi myös kokonaisuutta. Yksittäisen hankkeen, esimerkiksi esitteen tai nettisivujen, kohdalla on mietittävä:

1) lähtötilanne (mistä?)
2) aihe (mitä?)
3) konkreettiset tavoitteet (mihin?)
4) kohderyhmät (kenelle?)
5) aikataulu (milloin?)
6) voimavarat - budjetti, välineet, toteuttajat (miten? kuka?)
7) toteutustapa (miten?)
8) mahdolliset häiriötekijät
9) tulosten arviointi

Oikeastaan sama runko pätee myös vuosisuunnitelmaan, joskin siellä kaikkia yksityiskohtia ei välttämättä ole tarpeen määritellä.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, mutta suunnittelu ei silti vie paljoakaan aikaa. Viestintätoimisto auttaa mielellään myös suunnitteluvaiheessa, jos sävelet eivät ole valmiiksi selvillä. Ja vaikka suunnitelma olisikin valmiina, oikeasti asiakkaan etua ajatteleva viestintäasiantuntija uskaltaa tilanteeseen perehdyttyään tarvittaessa myös kyseenalaistaa ja ehdottaa muutoksia.